关于进一步规范学籍管理工作的补充规定

西交城教〔2017〕8号

各系：

学籍管理涉及学生的权益和学院的声誉，包括学生的休学、复学、退学（自动退学）、留级（延长学制）、转学、转专业、信息修改、学籍证明申请的受理，审批手续办理，学历学位证书管理等工作。为规范我院的学籍管理工作，完善办理程序，对特别需要注意的事项特做以下要求，相关管理人员必须高度负责，认真做好有关工作。

一、学生申请休学、保留学籍、退学的办理

1.需要办理休学、保留学籍、退学并符合条件的学生，本人向学院提出书面申请并附家长签字，如不便，辅导员可通过电话或传真方式确认家长意见后在学生申请书上签署同意意见（注明征求家长意见情况）；如本人确因特殊原因不能亲自办理，可以书面委托方式由他人代为办理（分别附委托人及被委托人身份证复印件）。因病休学的学生须提交二级甲等以上医院诊断证明，因应征入伍保留学籍的学生须提交《入伍通知书》复印件，休学期满复学的学生须提交本人一个月内二级甲等以上医院体检报告及其他相关的支撑材料。

2.辅导员对学生申请进行审查并签署意见，符合规定条件者，与学生家长取得联系，分别书面详细记录与学生、家长的沟通情况和办理意见，并向学生讲明办理程序。

3.学生持申请书、谈话记录（学生、家长各一）、支撑材料到教学服务中心学籍办公室，学籍管理人员对学生材料进行审核，符合有关规定条件者，发给相应的审批表，并登记在《学籍异动台账》。

4.学生在审批表中摘要填写申请原因，按照审批表中规定步骤到相关部门（领导）审批。

5.审批表办理完毕后，学生将审批表交回学籍办公室，并领取《离校手续清单》办理离校手续。

6.学生将办理完成的《离校手续清单》交回学籍办公室，学籍办公室给学生开具休学/保留学籍通知书或退学文件（肄业证书），并向相关部门发布《学籍异动通知》。

二、留级（延长学制）的处理

1.每学年开学补考结束（学生毕业）后，由各系将留级（延长学制）的名单提交给教学服务中心，教学服务中心审核无异议后，正式发布留级（延长学制）的学籍异动通知，各系应在3日内通知到学生本人，做好学生的工作，劝其及时办理有关手续。

2.各系应将留级（延长学制）学生的报到手续办理情况书面报告学籍办公室；留级（延长学制）学生逾期1周未到新编班级报到或学习者，按照学院有关规定做学籍处理。

三、名单校对与学籍清理

学籍清理是我院每学期学生报到注册后必须完成的环节，各系应认真组织，高度重视。

1.每年4月、10月及之后的每个月，学籍办公室将与各系逐班核对学生名单，如有学生在当学期满足以下几种情况者，各系应及时将学生情况告知学籍办公室，并联系学生本人，督促学生来院办理相关手续，杜绝形成籍在人不在的情况。（1）超过规定期限未履行注册手续而又未履行暂缓注册手续者；（2）未经批准连续两周未参加学院的教学活动者；（3）休学/保留学籍期满尚未复学者；（4）一学年不及格学分达到应修读课程总学分的75%，或留级期间学年所得学分低于所在班该学年应修读课程的60%者。

2.经学生所在系反复联系做工作还未办理注册手续或其他学籍异动手续者，学生所在系填写《拟退学情况说明一览表》、同班学生证明及学生的纪律处分文件（旷课、擅自离校的学生）交至学籍办公室，并留存好其他证明材料（录音、见证人、考勤记录等）。

3.学籍办公室进一步确认后报教学服务中心主任审批，呈送院务会审议，审议通过后学籍办公室出具文件做出自动退学处理。

4.学院已做出自动退学处理的学生，该生辅导员应在接到学籍异动名单、文件3个工作日之内，将文件送达学生本人；如当面送达，学生须签字接收；如无法当面送达，可以邮寄方式送达，并留存邮寄凭证。教学服务中心将不定期检查退学学生的签字材料及邮寄凭证。

四、学业预警

学业预警不属于处分，预警程度由低到高依次为：留级警示、退学警示。学业预警工作按学期进行，每学期开学补考结束4周内由学生所在系根据学生学业情况，采取相应预警通知。

1.每学期开学补考结束4周内各系将拟进行学业预警学生名单提交教学服务中心。

2.教学服务中心对各系提交的学生学业情况进行审核，如有问题及时与各系沟通。

3.经审核确定的正式预警名单由教学服务中心向相关系发送。学生和家长可在每学期开学补考结束4周后，用学生用户名（学号和密码）登录学院教务系统，查询学生的考试（或补考）成绩。

4.各系根据学生的预警级别分别给学生、学生家长下达《警示通知书》，分别与学生、学生家长进行警示谈话，并做好书面记录。

5.各系必须归档保存每个预警学生的《学生学业警示通知书》、《学生学业家长警示通知书》的寄发证明、《学生学业家长警示通知书》家长回执、《警示学生谈话记录》、《警示学生家长联系记录》、学生成绩单等材料，教学服务中心将不定期检查退学学生的签字材料及邮寄凭证。

五、学籍信息修改

根据教育部《普通高等学校学生管理规定》，学籍注册的姓名、身份证号码必须与高考录取时原始数据中的信息一致，原则上不能再予以变更。因特殊情况确需修改的（在校期间同一学生的姓名和身份证号码不得同时更改），学生须先登录学信网进行学籍自查，自查之后到学籍办公室按照要求提供材料，办理变更事宜。材料不全或无正当理由者，不予变更。

六、学籍证明办理

在校生办理学籍证明需携带本人一寸免冠照片一张、《学生开具在读证明申请表》、学生证或带有本人照片的个人有效证件到学籍办公室（行政楼323办公室）办理。时间：周一至周五14:00-16:30。

请各系从学生办理手续的第一步起即规范要求，全面配合学籍办公室完成学生手续的办理。其他未尽事宜请及时咨询学籍办公室（行政楼323室），电话：029-86652035。

西安交通大学城市学院

                                                                                             2017年1月16日